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<!DOCTYPE html>

<title>Personalakte</title>

</head>

<h1 id="firstHeading" class="firstHeading mw-first-heading"><span class="mw-page-title-main">Personalakte</span></h1>

</header>

</div>

<div id="mw-content-text" class="mw-body-content mw-content-ltr" lang="de" dir="ltr"><div class="mw-content-ltr mw-parser-output" lang="de" dir="ltr"><p>Unter <b>Personalakte</b> versteht man in der <a href="Personalwirtschaft" class="mw-redirect" title="Personalwirtschaft">Personalwirtschaft</a> und im <a href="Arbeitsrecht" title="Arbeitsrecht">Arbeitsrecht</a> eine <a href="Akte" title="Akte">Akte</a> oder als <a href="Elektronische_Akte" class="mw-redirect" title="Elektronische Akte">elektronische Akte</a> („digitalisierte Personalakte“) gespeicherte Sammlung von <a href="Schriftst%C3%BCck" title="Schriftstück">Schriftstücken</a> und <a href="Urkunde" title="Urkunde">Urkunden</a>, die der <a href="Arbeitgeber" title="Arbeitgeber">Arbeitgeber</a> bzw. der <a href="Dienstherr" title="Dienstherr">Dienstherr</a> über einen <a href="Arbeitnehmer" title="Arbeitnehmer">Arbeitnehmer</a> bzw. <a href="Beamter_(Deutschland)" title="Beamter (Deutschland)">Beamten</a> oder <a href="Soldat_(Deutschland)" title="Soldat (Deutschland)">Soldaten</a> führt und die Angaben zur <a href="Person" title="Person">Person</a> und zum <a href="Arbeitsverh%C3%A4ltnis" title="Arbeitsverhältnis">Arbeitsverhältnis</a> im <a href="Betrieb" title="Betrieb">Betrieb</a> enthält.

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Allgemeines">Allgemeines</h2></div>

<p>Weder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der <a href="Elektronische_Datenverarbeitung" title="Elektronische Datenverarbeitung">elektronischen Datenverarbeitung</a> immer seltener umfangreiche Papierakten, die sämtliche Inhalte zusammenfassen. Lediglich im <a href="Beamtenrecht" class="mw-redirect" title="Beamtenrecht">Beamtenrecht</a> gibt es gesetzliche Regelungen zur Personalakte, etwa <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.buzer.de/s1.htm?g=BBG&a=106-115">§§ 106 ff.</a><span style="display:none"></span></span> <a href="Bundesbeamtengesetz" title="Bundesbeamtengesetz">Bundesbeamtengesetz</a>. Auch im <a href="Wehrrecht_(Deutschland)" title="Wehrrecht (Deutschland)">Wehrrecht</a>, insbesondere im <a href="Soldatengesetz" title="Soldatengesetz">Soldatengesetz</a> (SG) der <a href="Bundeswehr" title="Bundeswehr">Bundeswehr</a>, ist die Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/sg/__29.html">§ 29</a></span> SG). Das <a href="Bundesarbeitsgericht" title="Bundesarbeitsgericht">Bundesarbeitsgericht</a> (BAG) definierte 1988 die Personalakte als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des <a href="Mitarbeiter" title="Mitarbeiter">Mitarbeiters</a> betreffen und in einem engeren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen“.<sup id="cite_ref-1" class="reference"><a href="#cite_note-1"><span class="cite-bracket">[</span>1<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Geschichte">Geschichte</h2></div>

<p>In der Verwaltung wurden Personalakten teilweise noch bis ins 20. Jahrhundert hinein <i>Dienerakten</i> genannt. Das hatte seinen Ursprung im „<a href="Allgemeines_Landrecht" class="mw-redirect" title="Allgemeines Landrecht">Allgemeinen Landrecht für die preußischen Staaten (ALR)</a>“ vom Juni 1794, worin erstmals in juristischer Form von „Dienern des Staates“ die Rede war. Preußische Zivilbeamte hießen im 19. Jahrhundert zunächst noch „königliche Diener“ und auch sonst wurde von landesherrlichen „Dienern“ gesprochen, bis sich der Begriff „Beamter“ eingebürgert hatte.<sup id="cite_ref-2" class="reference"><a href="#cite_note-2"><span class="cite-bracket">[</span>2<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Rechtsgrundlage_in_Deutschland">Rechtsgrundlage in Deutschland</h2></div>

<p>Die Sammlung der für das <a href="Arbeitsverh%C3%A4ltnis" title="Arbeitsverhältnis">Arbeitsverhältnis</a> relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, <a href="Beamtentum" title="Beamtentum">Beamter</a>) hat das Recht, die Personalakte einzusehen (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html">§ 83</a></span> Abs. 1 <a href="Betriebsverfassungsgesetz" class="mw-redirect" title="Betriebsverfassungsgesetz">BetrVG</a>). Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit, insbesondere innerhalb der <a href="Arbeitszeit" title="Arbeitszeit">Arbeitszeit</a>. Zur Personalakte gehören auch alle anderen Aufzeichnungen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit ihm in Zusammenhang stehen.<sup id="cite_ref-3" class="reference"><a href="#cite_note-3"><span class="cite-bracket">[</span>3<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Hierzu gehören auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder- und Nebenakten, beispielsweise Unterlagen des <a href="Werkschutz" title="Werkschutz">Werkschutzes</a>. Bestimmte Informationen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Der Arbeitgeber darf insbesondere keine Listen mit Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufbewahren. Auch die Unterlagen eines <a href="Betriebsarzt" title="Betriebsarzt">Betriebsarztes</a> (etwa der <a href="Befund_(Medizin)" title="Befund (Medizin)">Befundbogen</a>) gehören wegen der <a href="%C3%84rztliche_Schweigepflicht" class="mw-redirect" title="Ärztliche Schweigepflicht">ärztlichen Schweigepflicht</a> nicht in die Personalakte. Hat der Arbeitgeber <a href="Eintragung" title="Eintragung">Eintragungen</a> in die Personalakte vorgenommen, so kann der Arbeitnehmer nach <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__83.html">§ 83</a></span> Abs. 2 BetrVG gegebenenfalls verlangen, dass eine Gegendarstellung zu den Akten genommen wird. Bei unberechtigten Eintragungen (etwa grundlose <a href="Abmahnung" title="Abmahnung">Abmahnungen</a>, fehlerhafte <a href="Beurteilung" title="Beurteilung">Beurteilungen</a>) hat der Arbeitnehmer einen Anspruch aus <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.buzer.de/s1.htm?g=BGB&a=12,862,1004">§§ 12, 862 und 1004</a><span style="display:none"></span></span> Abs. 1 BGB in Verbindung mit <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__611.html">§ 611</a></span> BGB und der <a href="F%C3%BCrsorgepflicht" title="Fürsorgepflicht">Fürsorgepflicht</a> des Arbeitgebers auf <a href="L%C3%B6schung_(Register)" title="Löschung (Register)">Entfernung</a> der betroffenen Eintragung aus der Personalakte. Nach diesem Grundsatz hat der Arbeitgeber das allgemeine Persönlichkeitsrecht im Hinblick auf Ansehen, soziale Geltung und berufliches Fortkommen zu beachten. Bei einem objektiv rechtswidrigen Eingriff in sein Persönlichkeitsrecht hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Widerruf bzw. Beseitigung der Beeinträchtigung.<sup id="cite_ref-4" class="reference"><a href="#cite_note-4"><span class="cite-bracket">[</span>4<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p><p>Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Wenn personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens zwanzig Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden, muss der Betrieb gem. <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__38.html">§ 38</a></span> <a href="Bundesdatenschutzgesetz" title="Bundesdatenschutzgesetz">BDSG</a> einen <a href="Datenschutzbeauftragter_(Datenschutz-Grundverordnung)" title="Datenschutzbeauftragter (Datenschutz-Grundverordnung)">Datenschutzbeauftragten</a> bestellen. In <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html">§ 26</a></span> BDSG wird festgelegt, inwieweit die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig ist. Als Grundsatz gilt, dass die personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich sein müssen. Auch im Rahmen des BDSG haben die Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__58.html">§ 58</a></span> Abs. 1 BDSG).

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Inhalte">Inhalte</h2></div>

<p>Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt der <a href="Arbeitgeber" title="Arbeitgeber">Arbeitgeber</a> selbständig. Personalakten sollen spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang der Arbeitnehmer geben.<sup id="cite_ref-5" class="reference"><a href="#cite_note-5"><span class="cite-bracket">[</span>5<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Die wichtigsten Bestandteile der Personalakten sind die <a href="Arbeitspapiere" title="Arbeitspapiere">Arbeitspapiere</a>.

</p>

<div class="mw-heading mw-heading3"><h3 id="Aufbewahrte_Unterlagen">Aufbewahrte Unterlagen</h3></div>

<p>Inhalte können beispielsweise sein:

</p>

<ul><li>Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen

<ul><li><a href="Bewerbung" title="Bewerbung">Bewerbungsschreiben</a> des Mitarbeiters (Angebot)</li>

<li><a href="Arbeitszeugnis" title="Arbeitszeugnis">Arbeitszeugniskopien</a> des Arbeitnehmers (bisherige)</li>

<li><a href="Schule" title="Schule">Schulabschlusszeugnis</a></li>

<li><a href="Beruf" title="Beruf">Berufsabschluss</a></li>

<li><a href="Lebenslauf_(Bewerbung)" title="Lebenslauf (Bewerbung)">Lebenslauf</a> und <a href="Passbild" title="Passbild">Passbild</a></li>

<li>Vermerk über die Einsichtnahme ins amtliche <a href="F%C3%BChrungszeugnis" title="Führungszeugnis">Führungszeugnis</a> (bei Vertrauenspositionen)</li>

<li><a href="Aufenthaltserlaubnis_(Deutschland)" title="Aufenthaltserlaubnis (Deutschland)">Aufenthaltserlaubnis</a> und <a href="Arbeitserlaubnis" title="Arbeitserlaubnis">Arbeitserlaubnis</a> (soweit erforderlich)</li>

<li><a href="Arbeitsvertrag" class="mw-redirect" title="Arbeitsvertrag">Arbeitsvertrag</a> mit <a href="Stellenbeschreibung" title="Stellenbeschreibung">Stellenbeschreibung</a></li>

<li>Erklärung zu <a href="Nebent%C3%A4tigkeit" title="Nebentätigkeit">Nebenbeschäftigungen</a></li></ul></li>

<li>Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen

<ul><li>Anmeldung zur <a href="Krankenkasse" title="Krankenkasse">Krankenkasse</a></li>

<li>Nachweis der monatlichen <a href="Krankenkasse" title="Krankenkasse">Krankenkassenbeiträge</a></li>

<li><a href="Sozialversicherungsausweis" title="Sozialversicherungsausweis">Sozialversicherungsausweis</a>/Ausweis zur Versicherungsnummer</li>

<li>Unterlagen zu <a href="Zusatzversorgungskasse" title="Zusatzversorgungskasse">Zusatzversorgungskassen</a>, soweit existent</li>

<li>Nachweis zur Anlage <a href="Verm%C3%B6genswirksame_Leistungen" title="Vermögenswirksame Leistungen">vermögenswirksamer Leistungen</a></li>

<li>Nachweis für Kinderlose (<a href="Pflegeversicherung_(Deutschland)" title="Pflegeversicherung (Deutschland)">Pflegeversicherung</a>)</li>

<li>Lohn- und Gehaltsbescheinigungen</li>

<li>Unterlagen zur <a href="Lohnsteuer" title="Lohnsteuer">Lohnsteuer</a></li></ul></li>

<li>Kopien amtlicher Urkunden

<ul><li>Kopie der Fahrerlaubnis (<a href="F%C3%BChrerschein_und_Fahrerlaubnis" class="mw-redirect" title="Führerschein und Fahrerlaubnis">Führerschein</a>)</li>

<li><a href="Schwerbehindertenausweis" title="Schwerbehindertenausweis">Schwerbehindertenausweis</a></li>

<li>Tenor des <a href="Scheidung" title="Scheidung">Scheidungsurteils</a> mit Bestätigung der <a href="Rechtskraft_(Deutschland)" title="Rechtskraft (Deutschland)">Rechtskraft</a></li>

<li><a href="Pf%C3%A4ndungs-_und_%C3%9Cberweisungsbeschluss" title="Pfändungs- und Überweisungsbeschluss">Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse</a></li>

<li><a href="Wehrdienst" title="Wehrdienst">Wehrdienstbescheinigung</a>, <a href="Zivildienst" title="Zivildienst">Zivildienstbescheinigung</a></li></ul></li>

<li>Nachstehende Angaben, soweit für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen (z. T. Teilzeitarbeit wegen Kinderbetreuung) von Bedeutung

<ul><li>Antrag auf <a href="Kindergeld" title="Kindergeld">Kindergeld</a> (bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes; da dort Kindergeld durch den Arbeitgeber ausgezahlt wird)</li>

<li>Antrag auf Orts-, Sozial- oder Familienzuschlag</li>

<li><a href="Sterbeurkunde" title="Sterbeurkunde">Sterbeurkunde</a> des <a href="Ehegatte" class="mw-redirect" title="Ehegatte">Ehegatten</a></li>

<li><a href="Heiratsurkunde" class="mw-redirect" title="Heiratsurkunde">Heiratsurkunde</a></li>

<li><a href="Geburtsurkunde" title="Geburtsurkunde">Geburtsurkunden</a> für Kinder</li></ul></li>

<li>Sonstige Unterlagen

<ul><li>Personalbogen (Deckblatt)</li>

<li>Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht</li>

<li><a href="Beurteilung" title="Beurteilung">Beurteilungen</a> und Bewertungen</li>

<li><a href="Ermahnung" title="Ermahnung">Ermahnungen</a> (so genannte Missbilligungen) und <a href="Abmahnung" title="Abmahnung">Abmahnungen</a></li>

<li><a href="Personalentwicklung" title="Personalentwicklung">Personalentwicklungsplan</a></li>

<li>Protokolle der jährlichen <a href="Mitarbeitergespr%C3%A4ch" title="Mitarbeitergespräch">Mitarbeitergespräche</a> (etwa zur Zielerreichung)</li>

<li>Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit</li>

<li><a href="Gesundheitsausweis" class="mw-redirect" title="Gesundheitsausweis">Gesundheitsausweis</a> (beim Umgang mit Lebensmitteln)</li>

<li><a href="Weiterbildung" class="mw-redirect" title="Weiterbildung">Weiterbildungsnachweise</a></li>

<li>Nachweis Sicherheitsbeauftragter</li>

<li><a href="Werkschutz" title="Werkschutz">Werkschutzunterlagen</a></li>

<li>Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter</li></ul></li></ul>

<p>Will der Arbeitgeber <a href="Eignungstest" title="Eignungstest">Eignungstests</a> oder grafologische <a href="Gutachten" title="Gutachten">Gutachten</a> aufnehmen, bedingt dies die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers.

</p>

<div class="mw-heading mw-heading3"><h3 id="Entfernen_von_Dokumenten">Entfernen von Dokumenten</h3></div>

<p>Der Personalakte werden Unterlagen über wahre Tatsachen beigefügt. Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.<sup id="cite_ref-6" class="reference"><a href="#cite_note-6"><span class="cite-bracket">[</span>6<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Die bloße Befürchtung des Beschäftigten, ein Schriftstück könne sich nachteilig für ihn auswirken, reicht zum Entfernen nicht aus. Der Anspruch des Beschäftigten besteht, wenn etwa eine <a href="Abmahnung" title="Abmahnung">Abmahnung</a> entweder inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, und auch dann, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht.<sup id="cite_ref-7" class="reference"><a href="#cite_note-7"><span class="cite-bracket">[</span>7<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird, wenn sie sich in einer bestimmten Zeitspanne untadelig verhalten haben.

</p><p>Allerdings kann der Arbeitgeber auch dann noch ein <a href="Berechtigtes_Interesse" title="Berechtigtes Interesse">berechtigtes Interesse</a> an der weiteren Aufbewahrung einer rechtmäßigen Abmahnung haben, wenn er im Wiederholungsfall erneut abmahnen müsste, d. h. wenn er eine verhaltensbedingte <a href="K%C3%BCndigung" title="Kündigung">Kündigung</a> nicht mehr auf die Abmahnung stützen könnte. Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Juli 2012 entschieden,<sup id="cite_ref-8" class="reference"><a href="#cite_note-8"><span class="cite-bracket">[</span>8<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten <a href="Abmahnung_(deutsches_Arbeitsrecht)" title="Abmahnung (deutsches Arbeitsrecht)">Abmahnung</a> aus seiner Personalakte nur dann verlangen kann, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis „in jeder Hinsicht bedeutungslos“ geworden ist. Das sei nicht automatisch schon dann der Fall, wenn der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs im Wiederholungsfall eine weitere Abmahnung aussprechen müsste, weil die ursprüngliche Abmahnung ihre Warnfunktion verloren habe. Nach diesem Urteil darf es dem Arbeitgeber auch erlaubt sein, berechtigte Abmahnungen über eine deutlich längere Zeit aufzubewahren als nur für zwei oder drei Jahre. Das BAG legt sich in der Aufbewahrungsfrist für Abmahnungen nicht fest, sondern macht die Frist von der Schwere einer Pflichtverletzung im <a href="Einzelfall" title="Einzelfall">Einzelfall</a> abhängig. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiege, desto länger könne sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß könne seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren.

</p><p>Länger können unter Umständen vom Arbeitgeber schriftlich erteilte <a href="Tadel" title="Tadel">Rügen</a> und <a href="Ermahnung" title="Ermahnung">Ermahnungen</a> in der Personalakte enthalten sein, wie das <a href="Arbeitsgericht_Frankfurt_am_Main" title="Arbeitsgericht Frankfurt am Main">Arbeitsgericht Frankfurt am Main</a> entschieden hat.<sup id="cite_ref-9" class="reference"><a href="#cite_note-9"><span class="cite-bracket">[</span>9<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Vorausgesetzt wird, dass es keine ehrenrührigen Beanstandungen sind.<sup id="cite_ref-10" class="reference"><a href="#cite_note-10"><span class="cite-bracket">[</span>10<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Aufbewahrung">Aufbewahrung</h2></div>

<div class="mw-heading mw-heading3"><h3 id="Sorgfaltspflichten">Sorgfaltspflichten</h3></div>

<p>Der Arbeitgeber muss das <a href="Pers%C3%B6nlichkeitsrecht" title="Persönlichkeitsrecht">Persönlichkeitsrecht</a> des Mitarbeiters wahren und auch für den <a href="Arbeitnehmerdatenschutz" title="Arbeitnehmerdatenschutz">Datenschutz</a> sorgen. So sind gemäß <a href="Bundesdatenschutzgesetz" title="Bundesdatenschutzgesetz">Bundesdatenschutzgesetz</a> personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden usw.) zu sichern. Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.

</p><p>Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen. Das Duplizieren von Personalakten für diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den <a href="Betriebsrat" title="Betriebsrat">Betriebsrat</a> statthaft.

</p><p>Neben der Hauptakte kann es eine so genannte <i>Beiakte</i> (oder <i>Sonderakte</i>) geben, in welcher beispielsweise Unterlagen über Krankheiten, Gerichtsurteile oder Betriebliches Eingliederungsmanagement nach <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.buzer.de/s1.htm?g=SGB%2BIX&a=167">§ 167</a><span style="display:none"></span></span> Abs. 2 <a href="Neuntes_Buch_Sozialgesetzbuch" title="Neuntes Buch Sozialgesetzbuch">SGB IX</a> im verschlossenen Kuvert aufbewahrt werden.<sup id="cite_ref-11" class="reference"><a href="#cite_note-11"><span class="cite-bracket">[</span>11<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Damit wird erreicht, dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben möglichst selten aufscheinen.

</p><p>Im Fall eines <a href="Betriebs%C3%BCbergang_(Deutschland)" title="Betriebsübergang (Deutschland)">Betriebsübergangs</a> tritt der neue Arbeitgeber an die Stelle des bisherigen (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__613a.html">§ 613a</a></span> BGB). Um diese Funktion auch ausüben zu können, ist eine Übergabe der Personalakten an den neuen Arbeitgeber beziehungsweise der Zugriff darauf als erforderlich zur Durchführung der Arbeitsverhältnisse gemäß <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html">§ 26</a></span> BDSG anzusehen.<sup id="cite_ref-12" class="reference"><a href="#cite_note-12"><span class="cite-bracket">[</span>12<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p>

<div class="mw-heading mw-heading3"><h3 id="Fristen">Fristen</h3></div>

<p>Im Gesetz findet sich keine allgemeine Verpflichtung dazu, die Personalakte nach Ausscheiden eines Mitarbeiters aufzubewahren. Aus dem Arbeitsvertrags-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht kann sich jedoch für bestimmte Unterlagen etwas anderes ergeben.<sup id="cite_ref-13" class="reference"><a href="#cite_note-13"><span class="cite-bracket">[</span>13<span class="cite-bracket">]</span></a></sup><sup id="cite_ref-14" class="reference"><a href="#cite_note-14"><span class="cite-bracket">[</span>14<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p><p>Bis zum Ablauf von drei Jahren können nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Schadensersatz oder der Anspruch auf Erstellung eines <a href="Arbeitszeugnis" title="Arbeitszeugnis">Arbeitszeugnisses</a> geltend gemacht werden (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html">§ 195</a></span> BGB). Aus Beweisgründen empfiehlt sich eine Aufbewahrung, bis diese Ansprüche erfüllt bzw. verjährt sind.

</p><p>Sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen muss der Arbeitgeber bis zum Ablauf des auf die letzte <a href="Au%C3%9Fenpr%C3%BCfung#Außenprüfung_der_Sozialversicherung" title="Außenprüfung">Prüfung</a> folgenden Kalenderjahres aufbewahren (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html">§ 28f</a></span> SGB IV).

</p><p>Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html">§ 41</a></span> Abs. 1 Satz 9 EStG).

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Einsichtnahme">Einsichtnahme</h2></div>

<p>Der betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person (z. B. eines <a href="Rechtsanwalt" title="Rechtsanwalt">Rechtsanwaltes</a> oder sachkundigen Verwandten) bzw. gemeinsam mit dem <a href="Betriebsrat" title="Betriebsrat">Betriebsrat</a> verlangen (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.buzer.de/s1.htm?g=BetrVG&a=82,83">§§ 82 und 83</a><span style="display:none"></span></span> <a href="Betriebsverfassungsgesetz" class="mw-redirect" title="Betriebsverfassungsgesetz">BetrVG</a>). Ein schwerbehinderter Mensch hat das Recht, bei Einsicht in die über ihn geführte Personalakte oder ihn betreffende Daten des Arbeitgebers die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen (<span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9/__178.html">§ 178</a></span> Abs. 3 Satz 1 SGB IX). Da der Unternehmer der Anfertigung von Kopien widersprechen kann, kann es bei der Anfertigung von Abschriften zudem mit Hinblick auf eine eventuelle Beweissicherung sinnvoll sein, diese Person als <a href="Zeuge" title="Zeuge">Zeugen</a> zu verwenden. Bei <a href="Arbeitsgericht" title="Arbeitsgericht">arbeitsgerichtlichen</a> Auseinandersetzungen finden sich sonst oft die betreffenden Notizen nicht im Originalwortlaut oder zur Gänze nicht mehr wieder.

</p><p>Das Recht auf Einsicht besteht jederzeit während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne besonderen Grund. Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen. Manchmal bestehen <a href="Betriebsvereinbarung" title="Betriebsvereinbarung">Betriebsvereinbarungen</a> zu dieser Thematik.

</p><p>Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ebenfalls ein Einsichtsrecht des (ehemaligen) Arbeitnehmers. Bisher wurde dabei aber gefordert, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse für dieses nachvertragliche Einsichtsrecht darlegen (und ggfs. auch beweisen) musste. Nach einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichts bedarf es der Darlegung eines konkreten berechtigten Interesses nicht mehr.<sup id="cite_ref-15" class="reference"><a href="#cite_note-15"><span class="cite-bracket">[</span>15<span class="cite-bracket">]</span></a></sup> Diese neue Rechtsprechung wird jedoch im Schrifttum durchaus kritisiert.<sup id="cite_ref-16" class="reference"><a href="#cite_note-16"><span class="cite-bracket">[</span>16<span class="cite-bracket">]</span></a></sup>

</p><p>Die Akte ist jeweils vollständig vorzulegen. Das vorherige Entfernen von Unterlagen und ihr Wiedereinfügen nach Einsichtnahme des Beschäftigten wäre ein falsches Verhalten auf Arbeitgeberseite.

</p><p>Personalakten sind vertraulich. Dritten ist die Einsichtnahme grundsätzlich verwehrt. Auch der Personal- oder Betriebsrat oder Behörden haben im Regelfall keinen Zugriff.

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Öffentlicher_Dienst"><span id=".C3.96ffentlicher_Dienst"></span>Öffentlicher Dienst</h2></div>

<p>Das Recht zur Einsicht in die Personalakte ist für Arbeitnehmer im <a href="%C3%96ffentlicher_Dienst_(Deutschland)" title="Öffentlicher Dienst (Deutschland)">öffentlichen Dienst</a> in § 3 Abs. 5 <a href="Tarifvertrag_f%C3%BCr_den_%C3%B6ffentlichen_Dienst" title="Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst">Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst</a> (TVöD) bzw. § 3 Abs. 6 <a href="Tarifvertrag_f%C3%BCr_den_%C3%B6ffentlichen_Dienst_der_L%C3%A4nder" title="Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder">Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder</a> (TV-L) enthalten.

</p><p>Die zuvor nach § 13 Abs. 2 <a href="Bundes-Angestelltentarifvertrag" title="Bundes-Angestelltentarifvertrag">Bundes-Angestelltentarifvertrag</a> (BAT) bestehende Regelung, dass der Arbeitnehmer vor dem Einfügen eines belastenden Vorgangs in die Personalakte anzuhören ist, wurde in den TVöD (für Beschäftigte des Bundes und der Kommunen) nicht übernommen.

</p><p>Anders ist die Regelung im TV-L (Landesverwaltung) und im BAT-KF (kirchliche Fassung): hier wurde das frühere BAT-Recht übernommen: Die Beschäftigten müssen vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder nachteilig werden können, angehört werden. Ihre Äußerungen sind in die Personalakte zu nehmen.

</p><p>Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für <a href="Beamter_(Deutschland)" title="Beamter (Deutschland)">Beamte</a> sind die <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.buzer.de/s1.htm?g=BBG&a=106-115">§§ 106 ff.</a><span style="display:none"></span></span> <a href="Bundesbeamtengesetz" title="Bundesbeamtengesetz">Bundesbeamtengesetz</a>, <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/beamtstg/__50.html">§ 50</a></span> <a href="Beamtenstatusgesetz" title="Beamtenstatusgesetz">Beamtenstatusgesetz</a> bzw. die entsprechenden Vorschriften der <a href="Landesbeamtengesetze_(Deutschland)" title="Landesbeamtengesetze (Deutschland)">Landesbeamtengesetze</a>.

</p><p>Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Soldaten und ehemalige Soldaten sind die <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/sg/__29.html">§ 29</a></span> <a href="Soldatengesetz" title="Soldatengesetz">Soldatengesetz</a> (SG) und <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.gesetze-im-internet.de/wehrpflg/__25.html">§ 25</a></span> <a href="Wehrpflichtgesetz" title="Wehrpflichtgesetz">Wehrpflichtgesetz</a> (WPflG) und entsprechende

<a href="Zentrale_Dienstvorschrift" title="Zentrale Dienstvorschrift">Zentrale Dienstvorschriften</a>.

</p>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Siehe_auch">Siehe auch</h2></div>

<ul><li><a href="Digitale_Personalakte" title="Digitale Personalakte">Digitale Personalakte</a></li></ul>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Literatur">Literatur</h2></div>

<ul><li>Dieter Bartosch: <i>Digitale Personalakte: Recht – Organisation – Technik.</i> Datakontext. 1. Auflage 2007, ISBN 978-3895774157.</li>

<li>Gisela Graz: <i>Personalakte und Zeugnis.</i> Weka. 1. Auflage 2004, ISBN 978-3827674111.</li></ul>

<div class="mw-heading mw-heading2"><h2 id="Einzelnachweise">Einzelnachweise</h2></div>

<li id="cite_note-1"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-1">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 13. April 1988, Az.: 5 AZR 537/86 = <a rel="nofollow" class="external text" href="https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Text=NZA+1988%2C+654">NZA 1988, 654</a></span>

</li>

<li id="cite_note-2"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-2">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.google.de/books/edition/Beamtenrecht_in_Nordrhein_Westfalen/BcuxDwAAQBAJ?hl=de&gbpv=1&dq=dienerakten+erstmals&pg=PA14&printsec=frontcover">Horst Deinert, <i>Beamtenrecht in Nordrhein-Westfalen</i>, 2019, S. 14</a></span>

</li>

<li id="cite_note-3"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-3">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 7. Mai 1980, Az.: 4 AZR 214/78; in: <i><a href="Arbeit_und_Recht" title="Arbeit und Recht">Arbeit und Recht</a> (AuR)</i>, 1981, 124</span>

</li>

<li id="cite_note-4"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-4">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 5. August 1992, Az.: 5 AZR 531/91 = <a rel="nofollow" class="external text" href="https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Text=NZA+1993%2C+838">NZA 1993, 838</a></span>

</li>

<li id="cite_note-5"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-5">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 7. September 1988, Az.: 5 AZR 625/87DB = <a rel="nofollow" class="external text" href="https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Text=NJW+1989%2C+545">NJW 1989, 545</a></span>

</li>

<li id="cite_note-6"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-6">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 8. Februar 1989, Az.: 5 AZR 40/88</span>

</li>

<li id="cite_note-7"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-7">↑</a></span> <span class="reference-text">BAG, Urteil vom 12. August 2010, Az.: 2 AZR 593/09 = <a rel="nofollow" class="external text" href="https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Text=NZA+2011%2C+479">NZA 2011, 479</a></span>

</li>

<li id="cite_note-8"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-8">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="http://juris.bundesarbeitsgericht.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bag&Art=en&sid=0677be4f0f7e8580b674c1ee0c301db0&nr=16336&pos=0&anz=1">BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, Az.: 2 AZR 782/11</a></span>

</li>

<li id="cite_note-9"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-9">↑</a></span> <span class="reference-text">ArbG Frankfurt, Urteil vom 10. September 2003, Az. 7 Ca 2899/03</span>

</li>

<li id="cite_note-10"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-10">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="http://www.vnr.de/newsletterarchiv/news/archiv/2004/11/newsletter_2004_11_16.html">VNR: <i>Ermahnungen und Rügen bleiben in der Personalakte</i></a>, abgefragt am 13. Juli 2009</span>

</li>

<li id="cite_note-11"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-11">↑</a></span> <span class="reference-text">Tobias Reuter/Marianne Giesert/Anja Liebrich: <a rel="nofollow" class="external text" href="http://www.bem-netz.org/wp-content/uploads/2015/04/reuter_datenschutz.pdf"><i>Der Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Ein Beispiel aus dem Projekt „Neue Wege im BEM.“</i></a> Abgerufen am 13. Juni 2021.</span>

</li>

<li id="cite_note-12"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-12">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/digitale-personalakte-was-ist-rechtlich-zu-beachten/weitergabe-personalakte-bei-betriebsuebergang_76_539806.html"><i>Weitergabe der Personalakte bei Betriebsübergang</i></a> Haufe.de, 14. Mai 2021.</span>

</li>

<li id="cite_note-13"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-13">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/digitale-personalakte-was-ist-rechtlich-zu-beachten/aufbewahrungsfristen-personalakten-und-loeschung_76_533160.html"><i>Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Personalakten?</i></a> Haufe.de, 14. Mai 2021.</span>

</li>

<li id="cite_note-14"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-14">↑</a></span> <span class="reference-text">vgl. <a rel="nofollow" class="external text" href="https://dsb-moers.de/datenschutz-blog/loeschfristen-und-nachweis-der-loeschung/6685/"><i>Löschfristen und Nachweis der Löschung, Allgemeine Aufbewahrungsfristen.</i></a> Tabellarische Übersicht nach Dokumententyp und Löschfrist. Datenschutzberatung Moers, 6. Januar 2021.</span>

</li>

<li id="cite_note-15"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-15">↑</a></span> <span class="reference-text"><a rel="nofollow" class="external text" href="http://juris.bundesarbeitsgericht.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bag&Art=en&nr=15046">BAG, Urteil vom 16. November 2010</a>, Az. 9 AZR 573/09, Volltext = <a href="Neue_Juristische_Wochenschrift" title="Neue Juristische Wochenschrift">NJW</a> 2011, 1306.</span>

</li>

<li id="cite_note-16"><span class="mw-cite-backlink"><a href="#cite_ref-16">↑</a></span> <span class="reference-text">vgl. nur die Kritik zu o. g. Urteil in NJW-Spezial 07/2011, S. 210.</span>

</li>

</ol>

<div>

Normdaten (Sachbegriff): <a href="Gemeinsame_Normdatei" title="Gemeinsame Normdatei">GND</a>: <span class="-print"><a rel="nofollow" class="external text" href="https://d-nb.info/gnd/4045250-5">4045250-5</a></span> </div>

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Bitte den Hinweis zu Rechtsthemen beachten!</div>

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</body></html>